Oleh : Rahmatulloh, SE, MAB (Kepala Urusan Tata Usaha MAN 5 Bogor)

Fungsi-fungsi administrasi

• Administrasi adalah sebuah formulasi yang menunjukkan adanya kegiatan-kegiatan yang integrasi, yang disebut ”proses administrasi”.  Unsur-unsur yang terdapat pada fungsi tersebut saling berhubungan dan tergantung satu sama lain. Pelaksanaan proses ini   merupakan faktor yang mutlak karena akan menentukan maju mundurnya sebuah organisasi.     Tidak dilaksanakan fungsi-fungsi ini, akan dapat membawa kepada kehancuran sebuah lembaga kerja (organisasi). Dengan demikian fungsi ini biasa disebut sebagai fungsi organik (fungsi mutlak).

• Menurut Harry Fayol, ada 5 fungsi  administrasi yaitu:
  a. Planning (Perencanaan)
  b. Organizing (Pengorganisasian)
  c. Commanding( Pemberian Komando)
  d. Coordinating (Pengkoordinasian)
  e. Controlling (Pengawasan)
             

1. Gullick mengemukakan 7 fungsi administrasi POSDCORB, sbb  :
   a. Planning (Perencanaan)
   b. Organizing (Pengorganisasian)
   c. Staffing (Penempatan tenaga kerja)
   d. Directing (Pemberian bimbingan)
   e. Coordinating (Pengkoordinasian)
   f. Reporting (Pelaporan)
   g. Budgeting (Penganggaran)

• Menurut George R.Terry fungsi-fungsi tersebut disingkat dengan  POAC, sebagai berikut :
  a. Planning  (Perencanaan)
  b.         Organizing  (Pengorganisasian)
  c.         Actuating  (Penggerakan)
  d.         Controlling  (Pengawasan)

PERENCANAAN

            Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang segala sesuatu yang akan dilaksanakan pada masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.Suatu keputusan jarang efektif, karena beberapa kemungkinan :

1. Kondisi lingkungan berubah
2. Tidak berlakunya sanksi
3. Tidak adanya reward/penghargaan
4. Tidak adanya koordinasi

            Beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam membuat perencanaan yang baik.

1. Mengikutsertakan bawahan

Dalam tinjauan psikologis : bahwa setiap anggota yang dilibatkan dan diikutsertakan di dalam perencanaan, berarti dia ikut andil di dalam membuat keputusan, sehingga mereka akan merasa  bertanggungjawab untuk merealisasikan keputusan-keputusan yang dibuatnya, sedangkan penyimpangan dan kesalahan dianggap sebagai kegagalan.Di samping itu keikut sertaan anggota akan memberikan pemahaman yang lebih baik, shg mpermudah dlm penyelsn tugas yg ada. Keikutsertaan anggota memberi kemungkinan program itu berkembang atas sumbangan pikiran dan kreativitas anggota.

2. Adanya Data Pendahuluan

Untuk  perencanaan yang baik perlu bahan untuk mempertimbangkan sesuatu yang akan diputuskan. Oleh karena perlu mengumpulkan berbagai informasi yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas. 

3. Harus Bersifat Realistis

Keputusan yang realistis artinya keputusan yang tidak saja baik di atas kertas, tetapi hendaknya benar-benar dapat dinyatakan dalam suatu bentuk kegiatan dengan baik.

CARA MEMBUAT PERENCANAAN

1. Ditinjau dari ketepatan waktu

            Dalam membuat suatu rencana akan ditentukan oleh tingkat kedudukan, sehingga dapat menentukan kapan waktunya yang tepat. Administrator yang lebih tinggi biasanya akan lebih banyak terlibat dalam pembuatan rencana dan lebih awal (cepat) sebelum administrator tingkat bawah menyusun tentang rencana tertentu, Sedang administrator pada tingkat yang rendah akan menjabarkan hasil perencanaan dari atas disesuaikan dngan kondisi pada masing-masing unitnya, secara khusus.

1. Ditinjau dari jenis perencanaan

• Membuat perencanaan juga harus memperhatikan jenis / tingkat institusinya,yaitu :

1)      Perencanaan Makro

         Perencanaan makro adalah merupakan perencanaan yang berskala nasional, dengan jangkauan untuk mencapai tujuan pendidikan tingkat nasional. 

2)      Perencanaan Meso

         Perencanaan jenis ini merupakan perencanaan yang berskala regional, yaitu yang dilaksanakan pada wilayah tertentu, seperti perencanaan pada institusi KOPERTAIS / KOPERTIS 

3)      Perencanaan Mikro

         Perencanaan pada tingkat ini adalah perencanaan jangka pendek  yang biasa dilaksanakan pd tingkat satuan pendidikan (lokal). Perencaan ini memiliki jangka waktu maksimal pelaksanaan 1 tahun.

TUJUAN ADMINISTRASI dan MANAJEMEN PENDIDIKAN

• Untuk memahami Tujuan Administrasi dalam Pendidikan, maka tujuan ini dibedakan menjadi 3 (tiga), sbb.:

1.Tujuan jangka Pendek

• yaitu agar dapat tersusun dan terlaksana suatu sistem pengelolaan komponen instrumental dari proses pendidikan, yang antara lain terdiri atas siswa, tenaga pengajar dan tenaga bukan pengajar, sarana dan prasarana, kurikulum, pembiayaan dan lain-lain;

2.Tujuan jangka Menengah

• Untuk menjaga agar tujuan jangka pendek tidak salah arah maka tujuan jangka menengah mengarah kepada tercapainya tujuan institusional pada masing-masing sekolah;

Tujuan jangka Panjang

• Tujuan Jangka Panjang dari kegiatan administrasi pendidikan ini adalh untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan Nasional berdasarkan tercapainya tujuan jangka menengah.

Tiga macam tujuan tersebut di atas bersifat hirarkhis, memiliki keterkaitan satu sama lain.

Kesimpulan :

Administrasi pendidikan adalah bukan Ciarical Work (kegiatan tata usaha) yang dilaksanakan di kantor-kantor tata usaha;Administrasi adalah merupakan kegiatan keseluruhan dalam bentuk kerja sama, artinya (harus) dilakukan oleh semua pihak yang tergabung di dalam organisasi pendidikan (baik langsung/tidak langsung);Administrasi pendidikan adalah kegiatan yang luas yang meliputi perencanaan sampai dengan evaluasi terhadap semua unsur, baik personal material dan spiritual.(*)